Zeendoc : une gestion augmentée de la RFE

La réforme de la facturation électronique avance rapidement et soulève de nombreuses questions pour les entreprises : quelle plateforme choisir ? Quels impacts sur l’organisation interne ? Comment éviter de multiplier les outils entre comptabilité, validation, archivage et gestion documentaire ?

A priori, la bonne PA est celle qui est la plus intégrée possible au logiciel qui « comptabilise » ou « émet » les factures électroniques (voir notre précédent webinaire : cliquer ici). Mais un autre choix stratégique est possible pour une gestion augmentée de la RFE. 

Pour explorer de nouvelles possibilités, Evogest et Zeendoc co-organisent un webinaire dédié aux avantages offerts par la solution Zeendoc, éditeur historique d’une Gestion Electronique des Document dans le cadre de la Réforme de la facturation électronique et pour de nombreux autres usages également.

L’objectif de ce rendez-vous : vous aider à comprendre en quoi Zeendoc peut « augmenter » votre traitement de la facture électronique en intégrant des circuits de validation, de centralisation de la data, de son archivage et au-delà …

La solution Zeendoc permet de centraliser, sécuriser, classer et retrouver facilement tous les documents de l’entreprise, quel que soit le service concerné :

• factures fournisseurs et clients
• contrats et dossiers commerciaux
• documents RH et dossiers salariés
• devis, bons de commande et bons de livraison
• documents comptables et administratifs
• procédures qualité et audits
• documents fournisseurs et achats
• notes de frais et justificatifs
• et tout autre document ayant pertinence à être indexé, recherché et archivé

Zeendoc répond ainsi aux besoins de nombreux métiers : direction, administration, comptabilité, RH, commerce, achats, qualité, informatique ou encore secteur médical.

Avec la Réforme de la Facturation Électronique, Zeendoc s’inscrit dans une logique plus large : celle d’une solution qui combine à la fois une Gestion Électronique de Documents (GED) et un rôle de Plateforme Agréée (PA, anciennement appelée Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)).

Elle permet de gérer l’ensemble du cycle de vie de la facture électronique : réception, traitement, validation, archivage et transfert comptable.

C’est cette double dimension : GED et Plateforme Agréée (PA), qui explique pourquoi Zeendoc peut répondre aux besoins de certaines entreprises, en combinant conformité réglementaire et structuration de l’organisation documentaire.

Le choix d’une Plateforme Agréée, dans le cadre de la Réforme de la Facturation Électronique dépend de l’organisation et des besoins de l’entreprise.

Certaines solutions comme Zeendoc se distinguent par leur capacité à s’intégrer dans les environnements existants de l’entreprise et à accompagner la digitalisation des flux documentaires et financiers. 

La notion d’interopérabilité des plateformes de dématérialisation (PA/PDP) constitue un enjeu majeur.

Elle permet par exemple de recevoir une facture via une PA comme Cegid, associée à un ERP tel que EBP, tout en récupérant automatiquement cette même facture dans Zeendoc pour l’archivage, les contrôles internes et le traitement documentaire.

Zeendoc est particulièrement adaptée lorsque l’entreprise souhaite :

• mettre en place des circuits de validation et de contrôle des factures
• contrôle semi-automatique pour accepter ou rejeter une facture
• rapprochement bon de commande / facture
• validation de la mise en paiement (“procure-to-pay”)
• automatiser et sécuriser les processus comptables
• centraliser les documents dans une GED unique
• gérer l’archivage à valeur probatoire
• améliorer le suivi des engagements fournisseurs

Cette approche est également pertinente lorsque l’entreprise utilise déjà Zeendoc comme GED pour l’archivage de ses factures fournisseurs et documents administratifs.

Dans ce cas, la mise en conformité avec la Réforme de la Facturation Électronique s’intègre naturellement dans un environnement déjà structuré, sans multiplier les outils ni les processus.

Au-delà des fonctions principales liées à la gestion documentaire et au traitement des factures, Zeendoc couvre également de nombreux cas d’usage métiers du quotidien.

La solution facilite la recherche intelligente de documents, permettant de retrouver rapidement une information par fournisseur, type de document ou critère métier.

Elle s’étend également à des usages opérationnels comme la gestion de parc de véhicules, le suivi des contrats avec relance automatique des échéances, ou encore la liaison entre bons d’intervention et factures, afin d’assurer une continuité entre les opérations terrain et la facturation.

Dans le domaine des ressources humaines, Zeendoc permet de structurer la complétude des dossiers collaborateurs, de proposer un espace collaborateur sécurisé, et de gérer la signature électronique des documents RH, garantissant des dossiers salariés complets et à jour.

L’objectif n’est plus seulement de transmettre une facture électronique, mais de structurer l’ensemble du cycle administratif et documentaire de l’entreprise : de la réception à la validation, jusqu’à l’archivage et l’exploitation des données.

La Réforme de la Facturation Électronique n’est pas uniquement une contrainte réglementaire pour les entreprises.

Elle représente également une opportunité de transformation profonde des organisations, en particulier sur trois axes :

• la digitalisation des processus comptables et administratifs
• la réduction des tâches manuelles et des erreurs de traitement
• l’amélioration de la visibilité et du pilotage des flux financiers

Dans ce contexte, les entreprises qui se limitent à une simple mise en conformité risquent de passer à côté d’un véritable levier de performance interne.

À l’inverse, celles qui structurent leur approche autour d’outils intégrés comme Zeendoc transforment cette obligation en projet d’optimisation globale.

Evogest organise un webinaire dédié à Zeendoc et à son rôle dans la Réforme de la Facturation Électronique (RFE).

Jeudi 28 mai à 11h

S’inscrire au webinaire gratuit :

En tant qu’intégrateur et expert en solutions de dématérialisation, Evogest accompagne les entreprises dans la mise en conformité avec la Réforme de la Facturation Électronique, mais aussi dans la structuration globale de leurs processus documentaires.

Notre rôle ne se limite pas à l’implémentation d’un outil. Nous intervenons à chaque étape, depuis l’analyse des flux existants jusqu’au choix des solutions adaptées (PA, GED, ERP…), en passant par l’intégration technique et fonctionnelle, et l’accompagnement des équipes dans le changement.

Vous avez des questions sur la Réforme de la Facturation Électronique ou sur la mise en place de Zeendoc dans votre organisation ? Contactez Evogest pour échanger sur votre projet et obtenir des conseils d’expert.

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